Conceitos que nos convidam a gerenciar melhor o nosso tempo.
 
Ser eficaz tem a ver com o saber do que realmente importa, dizendo não às coisas insignificantes, enquanto ser eficiente tem a ver com o fazer as coisas mais rapidamente e com o menor esforço possível. Tem a ver com o saber delegar, utilizar a tecnologia a seu favor e saber gerenciar suas ações de forma que o seu tempo seja realmente bem aproveitado.
Christian   Barbosa, especialista no assunto e autor do livro A tríade do tempo, defende que o tempo não é gerenciável, e que o que nós gerenciamos, na realidade, são as nossas ações as quais, segundo ele, podem ser divididas em três esferas principais:
ATIVIDADES IMPORTANTES
Estão voltadas aos resultados que você deseja em curto, médio e, também, em longo prazo. Ou seja, tem a ver com o seu planejamento;
Trazem prazer, realização ou bem-estar e tem a ver com relacionamentos positivos, pois sem isto a vida não vale a pena. Quando negligenciadas por demais, a conta certamente uma hora vem;
Atividades que, por não terem o caráter de urgência, muitos negligenciam ou protelam.
 
ATIVIDADES URGENTES
 
São aquelas relacionadas a um prazo estourado ou a um curto tempo para fazer. Atividades que você realiza em cima da hora, com pressa, e que, por isso, quase sempre são acompanhadas de pressão, estresse e preocupação;
Tem a ver com relatórios de última hora, problemas imprevistos no trabalho ou em casa, esquecimentos e reuniões emergenciais.
 
ATIVIDADES CIRCUNSTANCIAIS
 
São aquelas que não lhe trazem retorno positivo e que gastam o seu tempo à toa;
Atividades que você faz sem querer ou em excesso;
Tem a ver com conversas fúteis, excesso de lazer ou situações que não irão te levar a lugar algum.
Essa classificação proposta pelo autor possui como fundamento a nítida separação entre o que é importante e urgente; ou seja, defende que as duas coisas não acontecem ao mesmo tempo, muito embora outros autores considerem essa possibilidade. Ou seja, quanto mais urgências e atividades circunstanciais, menos importância estamos dando aos pontos essenciais para um bom gerenciamento de nossa vida.
“O importante negligenciado se torna o urgente de amanhã e a vida passa rápido demais para quem tem muitas urgências e atividades circunstanciais.”
 
 
Situações que ocorrem, muitas vezes com o nosso consentimento implícito e inconsciente, e que se impõe ao que estamos de fato fazendo:
 
O celular que toca e queremos logo saber quem é;
Os e-mails que abrimos a qualquer momento;
As mensagens e vídeos do facebook que não param de ser atualizadas;
A mensagem do whatsapp que “apita” em nosso celular e aguça a nossa curiosidade, fazendo com que olhemos imediatamente do que se trata;
O colega de trabalho ou outra pessoa que se aproxima e puxa um assunto;
A secretária ou o parente que “entra” ou te chama sem pedir permissão, etc.
 
Enfim, tudo aquilo que envolve a figura de “um agente causador externo” que nos interrompe e “toma” a nossa atenção e foco emprestados por algum momento.
Propomos, portanto, com essa reflexão, uma nova abordagem que une os dois conceitos e nos convida a ter mais consciência do impacto dessas “pequenas interrupções” em nosso desempenho diário: